Manual Sagrilaft

1. OBJETIVO

Este documento está dirigido a todos los clientes del grupo empresarial compuesto por las sociedades Inchcape Colombia S.A.S (antes Praco Didacol S.A.S), Distribuidora Hino de Colombia S.A.S, Inmobiliaria Inchcape Colombia S.A.S y Matrase S.A.S, Derco Colombia S.A.S, Derco Agencia de seguros LTDA también la sociedad matriz y/o subordinadas en Colombia o en el exterior, y en especial, a cualquiera de las sociedades del grupo INCHCAPE dentro de las que se encuentra Inchcape digital delivery center Colombia S.A.S, Bravoauto S.A.S e incluyendo mas no limitándose a INCHCAPE PLC, (de ahora en adelante LAS COMPAÑIAS) con el fin de informar y dar a conocer los lineamientos del manual interno SAGRILAFT.

2. DEFINICIONES

  • Cliente: Es toda persona natural o jurídica con la cual la empresa establece y mantiene una relación contractual o legal para el suministro de cualquier producto propio de su actividad.
  • Clientes habituales: Son aquellos clientes que compran nuestros bienes o servicios con cierta regularidad, es decir, mínimo 1 vez cada mes dentro del periodo anual.
  • Clientes Ocasionales: Son aquellos clientes que realizan compras con una regularidad distinta a los habituales, es decir que no compran regularmente cada mes.
  • Operación intentada: Se configura cuando se tiene conocimiento de la intención de una persona natural o jurídica de realizar una operación sospechosa, pero no se perfecciona por cuanto quien intenta llevarla a cabo desiste de la misma o porque los controles establecidos o definidos no permitieron realizarla. Estas operaciones tienen que ser reportadas única y exclusivamente a la UIAF a través de los mecanismos establecidos para las operaciones sospechosas.
  • Operación Inusual: Es aquella cuya cuantía o características no guarda relación con la actividad económica de los clientes, o que, por su monto, por las cantidades transadas o por sus características particulares, se salen de los parámetros de normalidad establecidos por LAS COMPAÑÏAS. Estas operaciones no deben ser reportadas a la UIAF, sin embargo, deben ser reportadas al Oficial de Cumplimiento para el correspondiente análisis.
  • Operación Sospechosa: Es aquella que por su número, cantidad o características no se enmarca dentro de los sistemas y prácticas normales de los negocios, de una industria o de un sector determinado y, además, de acuerdo con los usos y costumbres de la actividad que se trate no ha podido ser razonablemente justificada. Estas operaciones tienen que ser reportadas única y exclusivamente a la UIAF.
  • PEP’s: Abreviatura para Persona Expuesta Políticamente y se refiere a los individuos que desempeñan o han desempeñado funciones públicas de alto reconocimiento, por ejemplo, jefes de Estado, políticos de alta jerarquía, funcionarios gubernamentales, judiciales o militares de alta jerarquía, altos ejecutivos de empresas estatales, funcionarios importantes de partidos políticos, diplomáticos, etc. Para mayor precisión, sobre la definición y alcance del término PEP´S., se recomienda remitirse a la definición legal.
  • PEP de Organizaciones Internacionales: Son aquellas personas naturales que representan funciones directivas de organizaciones internaciones, como la Organización de Naciones Unidas, Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económico, el Fondo de Naciones Unidas para la infancia, etc. (incluye directores, miembros de las juntas, entre otros).
  • PEP Extranjeras: Son aquellas personas naturales que desempeñan funciones públicas prominentes y destacadas en otro país. En especial, las siguientes personas: (i) jefes de estado, jefes de gobierno, ministros, subsecretarios o secretarios de estado; (ii) congresistas o parlamentarios; (iii) miembros de tribunales supremos, tribunales constitucionales u otras altas instancias judiciales cuyas decisiones no admitan normalmente recurso, salvo en circunstancias excepcionales; (iv) miembros de tribunales o de las juntas directivas de bancos centrales; (v) embajadores; (vi) encargados de negocios; (vii) altos funcionarios de las fuerzas armadas; (viii) miembros de los órganos administrativos, de gestión o de supervisión de empresas de propiedad estatal; (ix) miembros de familias reales reinantes; (x) dirigentes destacados de partidos o movimientos políticos; y (xi) representantes legales, directores, subdirectores, miembros de la alta gerencia y miembros de la Junta de una organización internacional (vr.gr. jefes de estado, políticos, funcionarios gubernamentales, judiciales o militares de alta jerarquía y altos ejecutivos de empresas estatales). (SOCIEDADES, 2020)
  • Conocimiento del Cliente: Es el procedimiento por medio del cual, se solicita información al cliente con el objetivo de conocer información relativa a su identidad, actividad económica, origen de sus recursos y demás datos que permitan crear un perfil de cliente y predecir su comportamiento.
  • Beneficiario Final: Son las personas naturales que realmente controlan o poseen a una persona jurídica en cuyo nombre se realizan transacciones. Personas naturales que ejercen un control directa o indirectamente sobre la persona jurídica u otra estructura sin personería jurídica. Son beneficiarios reales o finales:

a) Persona natural que, actuando individual o conjuntamente, ejerza control sobre la persona jurídica, en los términos del artículo 260 y siguientes del Código de Comercio; o (SOCIEDADES, 2020).

b) Persona natural que, actuando individual o conjuntamente, sea titular, directa o indirectamente, del cinco por ciento (5%) o más del capital o los derechos de voto de la persona jurídica, y/o se beneficie en un cinco por ciento (5%) o más de los rendimientos, utilidades o Activos de la persona jurídica; (SOCIEDADES, 2020).

c) Cuando no se identifique alguna persona natural en los numerales 1) y 2), la persona natural que ostente el cargo de Representante Legal, salvo que exista una persona natural que ostente una mayor autoridad en relación con las funciones de gestión o dirección de la persona jurídica. (SOCIEDADES, 2020).

Son Beneficiarios Finales de un contrato fiduciario, de una estructura sin personería jurídica o de una estructura jurídica similar, las siguientes personas naturales que ostenten la calidad de:

i) Fiduciante(s), fideicomitente(s), constituyente(s) o puesto similar o equivalente; ii) Comité fiduciario, comité financiero o puesto similar o equivalente; iii)  Fideicomisario(s), beneficiario(s) o beneficiarios condicionados; y iv)  Cualquier otra persona natural que ejerza el control efectivo y/o final, o que tenga derecho a gozar y/o disponer de los Activos, beneficios, resultados utilidades. (SOCIEDADES, 2020)

 

3. PARAMETROS GENERALES

  • LAS COMPAÑÍAS cuentan con diferentes Unidades de Negocios y Canales de Distribución, es por ello, que con fundamento en esta estructura se han tomado las siguientes medidas para asegurar el conocimiento de los clientes.
  • FORMATO DE CONOCIMIENTO DEL CLIENTE: La revisión en listas de manera inmediata a través de las plataformas definidas por LAS COMPAÑIAS será aplicable cuando el potencial cliente entregue, diligencia y presente datos para obtener una separación formal del servicio, vehículo o equipo y/o cuando se facture (en caso de cambio de persona a quien se factura).
  • Es indispensable diligenciar el formato de conocimiento de cliente así: En los negocios de venta o retomas de vehículos y/o equipos en el momento de creación del cliente en el sistema. En los negocios de compra de usados al diligenciar la compraventa. Al momento de firmar los contratos de compraventa es requisito que se anexe el formato de conocimiento de cliente correctamente diligenciado con firmas del cliente. Para la compra de repuestos y / o servicios es requisito diligenciar el formato de conocimiento de cliente cuando la factura o transacción sea igual o supere los COP $10.000.000, sin excepción.
  • En el caso de clientes que soliciten servicio y repuestos de LAS COMPAÑÍAS, esta consulta se hará dentro del control de actualización de datos e información de los clientes efectuado 1 vez al año. En el caso de encontrarse algún hallazgo, además del reporte al oficial de cumplimiento y a las autoridades, se dispondrá lo necesario para no comercializar más productos o servicios a esa persona.
  • A. Conocimiento del Cliente potencial de vehículos, servicio y repuestos: En aras de recolectar y validar la información de los potenciales clientes, el área de ventas solicitará a los mismos, en forma previa a la entrega de información, el diligenciamiento del formato de “Conocimiento del Cliente” y los documentos anexos.
  • Posterior al diligenciamiento del formato de “Conocimiento del Cliente”, las áreas de ventas procederán a revisar en las listas vinculantes para Colombia, al potencial cliente.. En el evento de contar con reporte positivo, el sistema generará un aviso al consultor comercial para que no continúe con el negocio y se generará un mail al oficial de cumplimiento para la revisión y proceso de Debida Diligencia Avanzada. Todos los clientes sin excepción que realicen cualquier relacionamiento comercial, contractual o negocio, se consultará en todas las listas, restrictivas / inhibitorias a través de las plataformas definidas por LAS COMPAÑIAS antes de realizar la separación de los vehículos o equipos. Si en el momento de facturar, el cliente solicita facturar a un tercero, se deberá consultar  en las plataformas de búsqueda en listas definida por LAS COMPAÑIAS al nuevo tercero antes de facturar. En caso de resultado positivo, se generará un correo automático al oficial de cumplimiento quien analizará los resultados de dicha consulta y decidirá si aprueba continuar o no con el negocio.

LAS COMPAÑIAS con el objetivo de proteger a las empresas del GRUPO INCHCAPE EN COLOMBIA y a sus grupos de interés, de los delitos relacionados con el Lavado de Activos, Financiación del Terrorismo y Financiación de Armas de Proliferación Masiva, ha adoptado mecanismos de prevención y control que se integran en el Sistema de Autocontrol y Gestión Integral del Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo e insta a  cumplir sin excepción, las medidas de control, supervisión y reporte de cualquier actividad o hecho inusual o sospechoso.

El Grupo Inchcape en Colombia cuenta con un Sistema de Autogestión del Riesgo de LA/FT/FPDAM lo cual permite llevar a cabo controles, seguimiento y monitoreo en la prevención de cualquiera de los riesgos que se puedan presentar. La compañía declara igualmente que da cumplimiento a la normatividad vigente sobre prevención, investigación, y sanción de actos de corrupción, soborno o los relacionados con lavado de activos o financiación del terrorismo y que realiza sus negociaciones y operaciones bajo la estricta observancia de los principios de ética y transparencia.

4. CONTACTO

Para más información se puede comunicar al correo: [email protected] , [email protected] , [email protected]